Koncernövergripande styrningsmodell

KONCERNÖVERGRIPANDE STYRNINGSMODELL – STRUKTUR


TeliaSoneras koncernövergripande styrningsmodell har godkänts av styrelsen. Den är utformad så att den säkerställer att verksamhetens resultat motsvarar fattade beslut, och är strukturerad så att den uppmuntrar alla medarbetare att inom givna ramar sträva mot samma mål, med en gemensam tydlig förståelse för syfte, värdegrund, roller, ansvarsområden och befogenhet att agera.

Besluta vad vi ska uppnå

KONCERNÖVERGRIPANDE STYRNINGSMODELL – STRUKTUR

För att ge alla medarbetare en övergripande vägledning, har styrelsen godkänt ett uttalande om TeliaSoneras syfte. Därtill antar styrelsen årligen en strategi med mer detaljerad inriktning för kommande treårsperiod liksom årliga operativa och finansiella mål.

Syfte: Bringing the world closer – on the customer’s terms

Vår ambition är att ta TeliaSonera till nästa nivå, att bli nästa generations telekomoperatör. För att utveckla vår affär och vara inspirerande i vår vardag behöver vi vara verkligt betydelsefulla för våra kunder. Detta har vi formulerat i TeliaSoneras syfte som också visar hur vi ska nå målet ur ett kundperspektiv.

Strategiska prioriteringar

Våra strategiska prioriteringar är:

  • Värde genom högkvalitativ nätanslutning – Att säkerställa övergången från röst till data genom framtidssäkrad nätverksaccess till slutkunderna
  • Kundlojalitet genom integrering av fasta och mobila tjänster – Att skapa okomplicerade upplevelser oavsett teknologier, tjänster och kanaler
  • Konkurrenskraftiga verksamheter – Att förenkla verksamheterna och förändra gamla strukturer för att skapa snabbhet och kostnadseffektivitet
  • Att utforska möjligheter i närliggande områden till kärnverksamheten såsom sakernas internet, uppkopplad sjukvård, finansiella tjänster och media

Operativa och finansiella mål

Operativa och finansiella mål sätts för koncernen som helhet och för varje region, land och affärsenhet.

Sätta ramarna för hur vi agerar

KONCERNÖVERGRIPANDE STYRNINGSMODELL – STRUKTUR

Styrelsen bestämmer ramarna för de anställdas agerande. Grundläggande beståndsdelar är TeliaSoneras värdegrund, koden för etik och uppförande, hur hållbarhetsarbetet styrs, koncernpolicys, organisationsstruktur samt delegering av ansvar och befogenheter.

Värdegrund

TeliaSoneras värdegrund – DareCare och Simplify – leder oss hur vi skall agera och uppträda i vårt dagliga arbete.

  • We dare to – vara innovativa genom att dela idéer, ta risker och ständigt utvecklas; leda genom att samarbeta med våra kunder och utmana oss själva; tala och uttrycka våra åsikter och angelägenheter
  • We care for – våra kunder genom att erbjuda lösningar som är anpassade efter deras behov; varandra genom att vara hjälpsamma, respektfulla och ärliga; vår värld genom att vara ansvarsfulla och agera i enlighet med vår etiska standard
  • We simplify – genomförande genom att fatta genomförbara beslut och leverera snabbt; lagarbete genom öppen kommunikation, aktivt samarbete och kunskapsöverföring; vår verksamhet genom effektiva processer och tydligt ägarskap

Kod för etik och uppförande

TeliaSoneras Kod för etik och uppförande, utfärdad av styrelsen, tjänar som ett övergripande policydokument för vägledning i uppförande för medarbetarna. Koden beskriver hur TeliaSoneras anställda ska samspela med olika intressenter inklusive kunder, affärskollegor, konkurrenter, samarbetspartners, aktieägare, regeringar och myndigheter samt lokala intressenter där TeliaSonera har verksamhet. Koden, som finns tillgänglig på 20 språk, gäller för moderbolaget och för varje dotterbolag och gemensam verksamhet som deras egen bindande policy. TeliaSonera arbetar också för att principerna i koden ska införas i samtliga verksamheter där det har ägarintressen.

TeliaSoneras Kod för etik och uppförande finns tillgänglig på:
www.teliasonera.com/sv/om-oss/bolagsstyrning/etik-och-uppforandekod
(Information på TeliaSoneras webbplats utgör inte del av denna rapport)

Styrning av hållbarhetsarbetet

Hållbarhet omfattar alla insatser som rör hur TeliaSonera tar ansvar för sin långsiktiga påverkan på samhälle och miljö genom hela värdekedjan. TeliaSoneras hållbarhetsarbete fokuserar på anti-korruption, yttrandefrihet, kundintegritet, arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, ansvarsfulla affärer inom inköp, miljöansvar och inkluderande digitalisering. Arbetet styrs av internationella lagar, riktlinjer och ramverk som FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, den internationella arbetsorganisationen ILO:s kärnkonventioner, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och FN:s Global Compact-principer.

Koncernledningen och GREC-mötena (se avsnittet ”Möten ägnade åt styrning, risk, etik och efterlevnad (GREC)”) är de beslutsfattande instanserna. Styrelsens hållbarhets- och etikutskott utövar tillsyn av genomförandet. Chefen för funktionen för hållbarhetsstrategi, som är en del av koncernfunktionen affärsutveckling, och chefen för koncern-enheten etik och efterlevnad är ansvariga för koordinering och övervakning av hållbarhetsfrågor.

Ytterligare information återfinns i avsnittet ”Ramverk för hantering av verksamhetsrisker (ERM)” och i Hållbarhetsarbete, avsnittet ”Hållbarhet i TeliaSonera”.

Koncernpolicys

Koncernfunktionscheferna ska säkerställa att nödvändiga policys, instruktioner och riktlinjer utfärdas inom sina respektive ansvarsområden.

Koncernpolicys är relativt korta och främst principbaserade. Koncerninstruktioner är normalt mer detaljerade och verksamhetsorienterade och ska vara i linje med koncernpolicys. Koncernpolicys och koncerninstruktioner är bindande för alla enheter där TeliaSonera har ledningsansvar.

Koncernpolicys beslutas av styrelsen, åtminstone årligen, efter en förberedande granskning av berört styrelseutskott. Koncerninstruktioner beslutas av koncernchefen efter att ha granskats i ett GREC-möte. Koncernriktlinjer är icke bindande rekommendationer som ska vara i linje med koncernpolicys och koncerninstruktioner och beslutas av koncernfunktionscheferna. Samtliga gällande policys, instruktioner och riktlinjer på koncernnivå finns tillgängliga för alla medarbetare på en gemensam intranätssida.

Utöver TeliaSoneras Kod för etik och uppförande har styrelsen för närvarande utfärdat de koncernpolicys som presenteras i tabellen.

Vissa koncernpolicys är offentliga dokument tillgängliga på:
www.teliasonera.com/en/about-us/public-policies/
(Information på TeliaSoneras webbplats utgör inte del av denna rapport)

Koncernpolicys utfärdade av styrelsen – område och syfte

Finansiell styrning

Att fastlägga regler för hur finansiella risker ska hanteras och för motparters kreditbetyg

Finansiell redovisning
och rapportering

Att kräva att fullgoda redovisnings- och rapporteringsnormer finns framtagna, regelbundet uppdateras och görs tillgängliga för de konsoliderade enheterna samt används av enheterna vid rapportering till koncernen

Inköp

Att tillhandahålla en enda referenspunkt och inriktning för inköpsaktiviteter och en tydlig förståelse för inköpsprinciperna

Försäkring

Att ha ett försäkringsskydd för ledande befattningshavare, medarbetare och verksamheten i linje med jämlikar inom telekombranschen

Hantering av
verksamhetsrisker

Att beskriva ramverket för hantering av verksamhetsrisker

Miljö

Att säkerställa proaktiv hantering av miljöpåverkan genom hela livscykeln för leveranser av produkter och tjänster

Elektromagnetiska
fält (EMF)

Att definiera komponenterna i den seriösa inställningen gentemot oron för EMF-relaterade hälsoproblem

Säkerhet

Att säkerställa att säkerhetsåtgärder karaktäriseras av tillräcklig säkerhets- och riskmedvetenhet, förebyggande, beredskap samt förmågan att reagera på, och återhämta sig från, incidenter och miljöförändringar

Kundintegritet

Att respektera och värna kunders integritet genom att sätta höga och konsekventa normer

Kommunikation

Att säkerställa att all kommunikation är noggrann och att den ges på ett professionellt sätt och vid rätt tidpunkt

Yttrandefrihet inom
telekommunikation

Att minska risker för brott mot mänskliga rättigheter och att säkerställa att kunderna känner sig övertygade om att vi, närhelst möjligt, respekterar och skyddar deras yttrandefrihet när vi från statliga myndigheter får önskemål om eller krav på kommunikationsövervakning

Anti-korruption

Att fastställa gemensamma normer avseende efterlevnad av nolltoleranspolicyn gentemot alla former av mutor eller korruption samt efterlevnad av lokal lagstiftning

Sponsring och donationer

Att definiera en konsekvent och koncernövergripande hållning till sponsring och donationer

Individer

Att definiera arbetsgivarens förväntningar på medarbetarna liksom vilka förväntningar medarbetarna ska ha på varandra

Hälsa och säkerhet

Att göra hälso- och säkerhetskulturen till en del av alla medarbetares vardagliga arbetsliv och att uppnå en arbetsplats för medarbetare, leverantörer och besökare som är säker och efterlever lagens krav

Resor och utlägg

Att definiera allmänna principer, förväntningar och ansvar för affärsresor och utlägg för att gynna företaget och medarbetarna

Ersättningar

Att ange den strategiska riktningen och klargöra hållningen till utformning och införande av ersättningspraxis för medarbetare på alla nivåer

Rekrytering

Att säkerställa att all rekrytering baseras på respekt för individen, att befattningskrav baseras på våra gemensamma värderingar och att urvalsprocesserna är rättvisa

Pensioner

Att vara behjälplig med att erbjuda pensionsförmåner genom att tydliggöra struktur, utformning och hantering av pensionsplaner

Konkurrens

Att fastställa principen att inte medverka i några förfaranden eller bedriva affärsaktiviteter som är strider mot berörd konkurrens- eller antitrustlagstiftning

Insiderhandel

Att säkerställa en hög standard för etiskt beteende gentemot kapitalmarknaderna genom att definiera handels- och rapporteringsregler

Patent

Att skydda investeringar i forskning och utveckling samt att utnyttja patentportföljen på ett effektivt sätt

Organisation

TeliaSoneras största verksamheter är mobil-, bredbands- och fasttelefoni-verksamhet i Norden och Baltikum samt mobilverksamhet i Eurasien.

Vägledande principer för TeliaSoneras organisationsstruktur är att ge klarhet, ansvarsutkrävande samt att stötta en kundorienterad verksamhetsmodell. Verksamhetsmodellen är landsbaserad med starka kommersiella och tekniska funktioner på koncernnivå. Länderna är grupperade i tre geografiska regioner.

Region Sverige

Regionen omfattar TeliaSoneras mobil-, bredbands- och fasttelefoniverksamhet i Sverige. Regionchefen rapporterar till koncernchefen och ingår i koncernledningen.

Region Europa

Regionen omfattar TeliaSoneras mobil-, bredbands- och fasttelefoniverksamhet i Finland, Norge, Danmark, Litauen, Lettland, Estland och Spanien. Regionchefen rapporterar till koncernchefen och ingår i koncernledningen.

Region Eurasien

Regionen omfattar TeliaSoneras mobilverksamhet i Kazakstan, Azerbajdzjan, Uzbekistan, Tadzjikistan, Georgien, Moldavien och Nepal. Regionchefen rapporterar till en styrgrupp som leds av koncernchefen (se avsnittet ”Koncernchefen och koncernledningen” för ytterligare information).

Koncernfunktioner

Koncernfunktionerna bistår koncernchefen i framtagande av ramverk för aktiviteter i länderna och förser länderna med visst stöd i processutveckling och gemensamma plattformar för kommunikation, affärsutveckling (inklusive förvärv och avyttringar - M&A), ekonomi och finans (inklusive inköp och fastigheter), personalfrågor, juridik, koncernövergripande kommersiella (inklusive den internationella carrier-verksamheten) och tekniska (inklusive it) frågor, CEO Office (även ansvarigt för ägandet i MegaFon och Turkcell), etik och efterlevnad samt internrevision.

Delegering av ansvar och befogenheter

Koncernchefen har utfärdat en delegering av ansvar och befogenheter (Delegation of Obligations and Authority - DOA), vilken definierar skyldigheterna för regionchefer och koncernfunktionschefer, samt inom vilka gränser de kan fatta beslut. Ansvar och beslutsbefogenheter delegeras person-till-person genom heldragna rapporteringslinjer baserade på rollerna i den operativa organisationen.

Följa upp våra prestationer

KONCERNÖVERGRIPANDE STYRNINGSMODELL – STRUKTUR

Resultatuppföljning är nödvändig för att kunna vidta förbättringsåtgärder och planera för framtiden. Resultatuppföljning görs såväl avseende organisationsenheter som på individnivå.

Verksamhetsgenomgångar

Koncernchefen fastställer målen för verksamhetens enheter baserat på beslut från styrelsen. För att säkerställa verkställighet har varje chef årliga mål för sin respektive verksamhet. Dessa dokumenteras i årliga verksamhetsplaner som följs upp varje månad, kompletterade med kvartalsvisa prognoser.

Verksamhetsgenomgångarna är möten som hålls varje månad och innefattar såväl en finansiell genomgång som genomgång av affärsverksamheten för aktuell rapporteringsperiod och prognosperiod, risker samt operativa mål avseende kundservicenivåer, nätkvalitet mm. Verksamhetsgenomgångarna ger möjlighet till frekvent uppföljning av operativa prestationsnyckeltal (KPI) på lands- och regionnivå. Operativa KPI är en betydelsefull del av uppföljningen och består av flera mätetal som ger ledningen en god överblick av aktuell situation och utvecklingen över tid. Ramverket Net Promoter Score (NPS®) används för att följa och förbättra den kundupplevelse som TeliaSonera presterar. Vid regionernas verksamhetsgenomgångar deltar koncernchefen, ekonomi- och finansdirektören, koncerncontrollern, chefen för investerarrelationer samt utvalda ledamöter i koncernledningen utöver respektive regionledning.

Styrelsen erhåller månatligen rapporter över operativa resultat och på varje ordinarie styrelsemöte presenterar koncernchefen och finansdirektören koncernens verksamhets- och finansiella resultat på en detaljerad nivå (se också styrelsens årliga arbetscykel beskriven i avsnittet ”Styrelse”).

Genomgångar av risk och efterlevnad

GREC-mötena på koncern-, region- och landsnivå är de primära ledningsorganen för uppföljning av risker och efterlevnad. Ytterligare information återfinns i avsnittet ”Möten ägnade åt styrning, risk, etik och efterlevnad (GREC)”.

Individuell mål- och resultatstyrning

TeliaSonera utvecklar en högpresterande företagskultur för att kunna överträffa konkurrenterna och nå utmanande mål. Fastställande av individuella mål kopplade till strategiska affärsmål och regelbunden återkoppling är centrala aktiviteter för chefer på alla nivåer. TeliaSonera tillämpar en koncernövergripande modell för individuell mål- och resultatstyrning.

Den modell som tillämpades tidigare och under 2015, med syfte att fokusera på TeliaSoneras affärsmål och föra ut dem till regioner och länder, var utformad för att:

  • Hjälpa chefer att fastställa och föra ut affärsmål
  • Granska individuella prestationer
  • Utveckla och belöna goda prestationer
  • Åtgärda svaga prestationer

Processen var årsbaserad. Året inleddes med att målen sattes och avslutades med en resultatutvärdering och bedömning. Vid halvårsskiftet gjordes en översyn för att säkerställa framsteg och anpassning av målen.

Parallellt under 2015 utvecklade TeliaSonera en ny ansats för mål- och resultatstyrning som en nyckelkomponent för att driva rätta mål och beteenden mot att bli nästa generations telekombolag, där allas prestationer räknas och alla aktiviteter stödjer den strategiska inriktningen. Den nya ansatsen kommer att implementeras under 2016, innebärande en flytt från en årlig händelsestyrd process till ett dynamiskt, löpande upplägg, integrerat med det dagliga arbetet genom ofta förekommande dialogmöten. Dessa täta ”incheckningar” kommer att göras i en miljö av erkännande, coachning och återkoppling med självledarskap som en nyckelkomponent.

För att säkerställa genomförande av strategi och kulturförändring ska alla individuella mål kopplas till de strategiska områdena eller nyckelbeteenden som framgår av TeliaSoneras värdegrund – DareCare ochSimplify – samt ledarskapsförväntningarna. Detta innebär också ett nytt sätt att bedöma det totala bidraget där det är lika viktigt att förväntningarna uppfylls såväl avseende mål som beteenden. Bedömningen av det totala bidraget är sedan integrerad i alla relevanta processer, såsom utvecklingsaktiviteter, löneöversyn och rörlig lön.

Den tätt förekommande coachningen och återkopplingen möjliggör och stärker ett mer dynamiskt sätt att arbeta med förväntningar och kortsiktiga prioriteringar för att motsvara behovet inom olika funktioner i avsikt att säkerställa meningsfulla och relevanta individuella mål som skapar fokus på det som betyder mest, utmanar och kräver prestationer samt skapar ansvarstagande för viktiga resultat.

Individuell mål- och resultatstyrning - nyckelkomponenter

Styrelsens ersättningsutskott granskar koncernledningsmedlemmarnas individuella prestationer på årsbasis.

© TeliaSonera 2015
I händelse av skillnader mellan denna online version av Års- och hållbarhetsredovisningen och den tryckta versionen, har den tryckta versionen företräde.