Styrelse

Ansvar

Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets och koncernens ekonomiska situation och tillse att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. I denna roll fattar styrelsen och övervakar därefter i tillämpliga fall genomförandet av beslut om bland annat:

  • Strategisk inriktning och viktigare strategiska initiativ för koncernen
  • Större investeringar
  • Kapitalstruktur och utdelningspolicy
  • Utnämning och avskedande av koncernchefen
  • Delegering av befogenheter
  • Utvecklingen av koncernpolicys
  • Koncernens övergripande organisation
  • Koncernens internkontrollmiljö och modell för riskhantering
  • Det centrala innehållet i koncernens externa kommunikation

Instruktioner för styrelsens arbete anges i dess arbetsordning, vilken granskas och antas åtminstone en gång per år. Bland annat specificerar arbetsordningen vilka ärenden som ska behandlas på ordinarie styrelsemöten och reglerar antalet ordinarie styrelsemöten, dagordningar för ordinarie styrelsemöten, styrelseordförandens åligganden samt ansvarsfördelningen mellan styrelsen och koncernchefen liksom koncernchefens rapportering till styrelsen. Arbetsordningen innehåller också instruktioner för arbetet i styrelseutskott med bland annat angivande av utskottens åligganden, antalet utskottsmöten, vilka ärenden som ska behandlas vid mötena samt hur utskotten ska rapportera till styrelsen.

Ledamöter och oberoende

TeliaSoneras styrelse består av åtta ledamöter, valda för ett år i taget av årsstämman, samt tre arbetstagarrepresentanter från den svenska verksamheten (med tre suppleanter). Även en finsk arbetstagarrepresentant är närvarande vid styrelsens möten, men utan rösträtt. Marie Ehrling är styrelseordförande. Övriga styrelseledamöter valda vid årsstämman är Olli-Pekka Kallasvuo (vice ordförande), Mats Jansson, Mikko Kosonen, Nina Linander, Martin Lorentzon, Per-Arne Sandström och Kersti Strandqvist.

I enlighet med riktlinjerna i den svenska koden för bolagsstyrning betraktas samtliga ledamöter valda vid årsstämman 2015 som oberoende i förhållande till bolaget, till bolagets förvaltning och till större aktieägare.

En mer detaljerad presentation av styrelseledamöterna, inklusive mötesnärvaro, ersättningar och innehav av TeliaSonera-aktier, återfinns i slutet av denna rapport.

Årlig arbetscykel

Styrelsearbetet följer en årlig cykel. Detta möjliggör för styrelsen att ägna sig åt sina uppgifter på ett lämpligt sätt och att behålla strategiska frågor, utvärdering av risk och värdeskapande högt på agendan.

Styrelsemöten hålls normalt i Stockholm, men ett möte per år roterar mellan Helsingfors, Oslo och Köpenhamn. Åtminstone ytterligare ett möte hålls någon annanstans för att möjliggöra mer djupgående diskussioner om lokala angelägenheter, göra specifika platsbesök etc. Under 2015 hölls styrelsemöten utanför Stockholm i Oslo och Göteborg.

Konstituerande möte

Den årliga cykeln inleds med det konstituerande styrelsemötet, vilket hålls direkt efter årsstämman. Vid detta möte utses ledamöter i utskotten och styrelsen beslutar om frågor som exempelvis attesträtt.

Q1 rapportmöte

Vid nästa ordinarie möte godkänner styrelsen delårsrapporten och granskar riskrapporten för årets första kvartal.

Möte för strategisk information

Vid det tredje ordinarie mötet uppdateras styrelsen på och diskuterar olika strategiska frågor.

Q2 rapportmöte

Styrelsen sammankallas för att godkänna delårsrapporten och granska riskrapporten för årets andra kvartal.

Första mötet för strategisk planering

Ett styrelsemöte med fokus på första steget av den strategiska planeringsprocessen med diskussioner avseende omfattning och huvudsakliga antaganden.

Q3 rapportmöte

Ett styrelsemöte för godkännande av delårsrapporten och granskning av riskrapporten för årets tredje kvartal samt för att diskutera det andra steget i den strategiska planeringsprocessen – de strategiska möjligheterna. Detta möte ägnas också åt den årliga utvärderingen av styrelsens interna arbete.

Möte om affärsplan och finansiell plan

Som ett avslutande steg i den strategiska planeringsprocessen hålls ett möte då styrelsen ska godkänna ledningens affärsplan och finansiella plan samt diskutera och fastställa mål för ledande befattningshavare. Detta möte omfattar även en årlig granskning av kapitalstruktur och utdelningspolicy.

Möte om Q4-rapporten och det finansiella resultatet för helåret

Efter kalenderårets utgång fokuseras detta ordinarie styrelsemöte åt det finansiella resultatet för helåret och för fjärde kvartalet samt riskrapporten. Mötet behandlar även ett slutligt beslut för fastställande av mål för ledande befattningshavare samt utdelningsförslaget för året.

Års- och hållbarhetsredovisningsmöte

Detta möte avslutar den årliga arbetscykeln för styrelsen genom godkännande av års- och hållbarhetsredovisningen.

 

 

Därutöver omfattar ordinarie styrelsemöten:

  • En rapport från VD och koncernchef omfattande:
    • Kommentarer till utvecklingen mot de långsiktiga ambitionerna avseende kunder, aktieägare, medarbetare och hållbarhet
    • Det finansiella läget och en verksamhetsuppdatering med avseende på konkurrentfrågor, kommersiella frågor, teknologi, medarbetare samt legala ärenden
    • Statusuppdatering om strategifrågor samt om M&A-aktiviteter, såväl avseende interna projekt som händelseutveckling i branschen
  • Rapportering om utskottsarbetet av ordföranden i respektive utskott
  • En enskild mötesdel utan att ledningen deltar

Styrelsens arbete under 2015

Under 2015 höll styrelsen 9 ordinarie möten och 7 extra möten. Utöver uppföljning av koncernens löpande verksamhet ägnade styrelsen särskild uppmärksamhet åt:

  • Strategiska alternativ, med särskild genomgång av den förändrade affärslogiken inom telekommunikationsbranschen
  • Utvärdering av verksamheten i region Eurasien, vilket lett fram till beslut om att minska närvaron i regionen och över tid lämna den helt
  • Uppföljning av större strategiska initiativ i affärsenheterna inklusive till exempel prisstrategi och fiberutbyggnad
  • Granskning av de generella hållbarhetsriskerna för koncernen, inklusive beslut om nya eller uppdaterade koncernpolicys
  • Ytterligare uppföljning av granskningen av transaktioner i Eurasien liksom de allvarliga anklagelserna avseende korruption och penningtvätt relaterade till investeringar i Uzbekistan, för närvarande under granskning av den svenska åklagarmyndigheten, de holländska åklagar- och polismyndigheterna samt det amerikanska justitiedepartementet och den amerikanska finansinpsektionen
  • Granskning av effektiviseringssatsningar och kostnadsminskningsprogram
  • Den regulatoriska utvecklingen i telekombranschen
  • Struktur för målformulering och finansiella mål
  • Potentiella förvärv, joint ventures och ökning av ägandet i dotterbolag
  • Investeringar i telekomlicenser och frekvenstillstånd
  • Uppföljning av investeringskostnader speciellt avseende nätinvesteringar
  • Utveckling i intressebolagen i Turkiet och Ryssland
  • Koncernens kapitalstruktur
  • Verksamhetsmodell och organisationsfrågor
  • Personalfrågor, främst ersättarplanering samt mål- och resultatstyrningsmodell

Vidare utvärderade styrelsen sitt arbete under 2015 genom självutvärdering, baserat på individuellt besvarade formaliserade undersökningar samt enskilda samtal med styrelseordföranden. Resultatet av denna utvärdering har rapporterats till valberedningen.

ORGANISATION AV STYRELSEARBETET

Utskott och utskottsarbete under 2015

För att effektivisera styrelsens arbete har styrelsen tillsatt ett ersättningsutskott, ett revisionsutskott och ett hållbarhets- och etikutskott. Utskotten tar fram rekommendationer till styrelsen.

Ersättningsutskottet hanterar frågor om lön och annan ersättning till koncernchefen och koncernledningen samt incitamentsprogram för en vidare krets anställda samt ersättarplanering. Ersättningsutskottet har befogenhet att godkänna ersättningar till personer i TeliaSoneras koncernledning förutom koncernchefen, vilka godkänns av hela styrelsen.

Revisionsutskottet granskar bland annat finansiella rapporter, redovisning, intern kontroll över finansiell rapportering och revision. Revisionsutskottet har rätt att besluta om revisionens omfång och revisionsarvoden samt besluta om inköp av övriga tjänster från externrevisorerna.

Hållbarhets- och etikutskottet granskar primärt hållbarhetsstrategien, utvecklingen avseende prioriteringar och aktivitetsplan för hållbarhetsarbetet, programmen för etik och efterlevnad samt den externa hållbarhetsrapporteringen.

LEDAMÖTER I STYRELSEUTSKOTTEN

Ersättningsutskottet

Marie Ehrling är ersättningsutskottets ordförande. Under 2015 höll utskottet 5 möten. På varje efterföljande styrelsemöte redovisade utskottsordföranden de viktigaste diskussionspunkterna och lade fram förslag i beslutsärenden. Utskottsarbetet omfattade bland annat följande frågor:

  • Struktur för målformulering och finansiella mål
  • Ersättarplanering
  • Mål- och resultatstyrningsmodell
  • Långsiktigt incitamentsprogram
  • Ersättning till VD och koncernledning

Som en del av styrelsens övergripande utvärdering genomförde ersättningsutskottet en självutvärdering av sitt interna arbete under 2015.

Revisionsutskottet

Nina Linander är revisionsutskottets ordförande. Under 2015 höll utskottet 7 möten. På varje efterföljande styrelsemöte redovisade utskottsordföranden en sammanfattning av de frågor som tagits upp, beslutsförslag samt utvärderingar och granskningar som gjorts av utskottet.

I arbetet med att identifiera riskområden relaterade till finansiell rapportering samarbetar utskottet med koncernchefen, ekonomi- och finansdirektören, de externa revisorerna samt internrevisions- och internkontrollfunktionerna. Härigenom insamlad information utgör grunden för beslut om framtida fokusområden. Utskottsarbetet under 2015 omfattade bland annat följande frågor:

  • Övervakning av förbättringar avseende finansiell rapportering och finansiella processer, med speciellt fokus på identifiering av risker och utvärdering av den interna kontrollmiljön
  • Övervakning av att beslutet att på sikt lämna Eurasien inte kommer att negativt påverka finansiell styrning, rapportering och processeffektivitet
  • Utvärdering och granskning av kvalitet och integritet i riskhantering, riskbedömning och riskrapportering
  • Granskning av bolagets externa finansiella rapportering
  • Granskning av viktiga riskområden som till exempel finansiering, inköp, skatter, rättstvister, försäkringar och it-system
  • Granskning av investeringsprocessen och kvartalsvis uppföljning av investeringsprogrammen
  • Granskning av betydelsefulla redovisningsprinciper och viktiga källor till osäkerhet i bedömningar, till exempel redovisning av avvecklad verksamhet och tillgångar som innehas för försäljning, intäktsredovisning, värdering av pensionsförpliktelser samt tillgångsvärdering, inklusive den årliga processen för nedskrivningsprövning och bestämning av betydelsefulla prövningsparametrar
  • Med avseende på de externa revisorerna: granskning av revisionsrapporter samt uppföljning av rekommenderade åtgärder, utvärdering och godkännande av revisionsplaner, enskilda möten utan att koncernledningen deltar, utvärdering av oberoende och prestationer samt framläggande av nomineringsförslag för val av extern revisor till valberedningen
  • Med avseende på de interna revisorerna: granskning av revisionsrapporter samt uppföljning av rekommenderade åtgärder, utvärdering och godkännande av revisionsplaner, enskilda möten utan att koncernledningen deltar samt utvärdering av prestationer

Som en del av styrelsens övergripande utvärdering genomförde revisionsutskottet en självutvärdering av sitt interna arbete under 2015.

Hållbarhets- och etikutskottet

Mikko Kosonen är ordförande i hållbarhets- och etikutskottet. Under 2015 höll utskottet 5 möten. På varje efterföljande styrelsemöte redovisade utskottsordföranden de viktigaste diskussionspunkterna och lade fram förslag i beslutsärenden. Utskottsarbetet omfattade bland annat följande frågor:

  • Granskning av hållbarhetsstrategien
  • Kartläggning och granskning av status i pågående aktiviteter inom etik, efterlevnad och hållbarhet inom TeliaSonera
  • Etablera en ledarskapsvision inom hållbarhet
  • Granskning av införandet av en funktion för etik och efterlevnad inklusive legala bedrägerier
  • Godkännande av prioriteringar i aktivitetsplanen för hållbarhet samt regelbunden uppföljning, med speciellt fokus på status och aktiviteter avseende anti-korruptionsprogrammet, inklusive till exempel korruptionsriskbedömning per land, instruktioner och utbildning, whistle blowing-verktyg etc.
  • Granskning av hållbarhetsrisker i de kvartalsvisa riskrapporterna
  • Uppföljning av efterlevnaden av OECD:s riktlinjer för multinationella företag
  • Granskning av TeliaSoneras externa hållbarhetsrapportering

Som en del av styrelsens övergripande utvärdering genomförde hållbarhets- och etikutskottet en självutvärdering av sitt interna arbete under 2015.

© TeliaSonera 2015
I händelse av skillnader mellan denna online version av Års- och hållbarhetsredovisningen och den tryckta versionen, har den tryckta versionen företräde.